Von 97 auf 33: Wie wir unser Outbound nach dem Einbruch neu aufgebaut haben

Als es zusammenbrach

In den Jahren 2022, 2023 und 2024 konnte ich Ihnen fast auf den Kontakt genau sagen, was uns ein gebuchtes Meeting kostete: rund 97 angeschriebene Kontakte. Siebenundneunzig gut ausgewählte Menschen, ein solider Pitch, ein anständiges Angebot. Am Ende ein Gespräch. Jahrelang ging diese Rechnung auf, also haben wir sie gefahren.

Dann, gegen Ende 2024, war Schluss.

Ich will das nicht schönreden. In den Monaten danach wurde die Zahl erst schlechter und brach dann weg. Postfächer wurden dichter, Filter schlauer, und dieselbe E-Mail, die früher eine Antwort brachte, brachte plötzlich Stille. Ein paar Wochen, sogar Monate lang fühlte es sich an, als hätte der Boden unter einem Kanal nachgegeben, auf dem das ganze Geschäft stand. Wer Outbound macht, kennt genau diese Art von Stille.

Wir hatten zwei Optionen. Mehr senden oder besser senden. Die bekannten internationalen Anbieter in unserem Feld, die mit echtem Ruf, griffen alle nach „mehr": mehr Volumen, mehr Domains, mehr Automatisierung. Wir gingen den anderen Weg.

Von 97 auf 33

Heute, Mitte 2026, brauchen wir rund 33 Kontakte für ein Meeting, nicht 97. Und das Überraschende: Diese Zahl bewegt sich kaum. Wir sehen ungefähr dieselben 33, in einem engen Korridor, über völlig unterschiedliche Kampagnen, Kunden, Branchen und Buyer Personas hinweg. Auf der einen Seite IT-Security-Verantwortliche und CIOs bei Banken in Österreich. Auf der anderen Produktionsleiter und Werkleiter bei Herstellern in Deutschland. Zwei Welten, die fast nichts teilen, landen an derselben Stelle. Wenn ein Ergebnis über so viel Varianz hinweg stabil bleibt, ist es kein Glück. Es ist Methode.

Ein ehrlicher Vorbehalt, bevor daraus eine Vanity-Metrik wird. Wir beobachten die 97-auf-33 intern, weil sie uns zeigt, dass die Methode funktioniert. Aber wir zeigen sie Kunden selten, und wir bauen ihr Reporting nie darum herum. Darum geht es nicht. Es geht um zwei Dinge: Erzeugen wir echte Opportunities, die der Kunde in Geschäft verwandeln kann, und schützen wir dabei seine Marke. In einem endlichen Markt kommt eine Reputation, die durch nachlässiges Outreach verbrannt wurde, nicht zurück. Die Kontaktquote ist nur unser Indikator, dass wir diese beiden Dinge richtig machen, mit weniger Verschwendung. Käme es je darauf an, bessere Quote oder guter Name des Kunden, verliert die Quote jedes Mal.

Was sich wirklich geändert hat

Wir recherchieren, bevor wir ansprechen, nicht danach. Das alte Modell behandelte Recherche als Steuer auf Volumen. Das neue behandelt sie als die eigentliche Arbeit. Bevor wir irgendjemanden ansprechen, kennen wir den Account, den Auslöser und den Grund, warum diese Person sich gerade jetzt dafür interessieren sollte. Hier setzen wir KI massiv ein, und es lohnt sich, genau zu sein, wie. Nicht um Zeit zu sparen und nicht um unsere Nachrichten zu schreiben, sondern um die Qualität der Recherche um eine Größenordnung zu heben. Mehr Accounts wirklich verstanden, mehr Signale erkannt, mehr echte Anlässe gefunden, als ein Mensch beim Überfliegen einer Liste je finden könnte. Das klingt langsam. Es ist das Gegenteil. Es bedeutet, dass wir keine Kontakte mehr an Menschen verschwenden, die ohnehin nie geantwortet hätten.

Wir filtern hart, und wir sind stolz darauf, wie viel wir aussortieren. Die meisten Outbound-Ansätze sind darauf ausgelegt, Listen groß zu halten. Unserer ist darauf ausgelegt, sie kleiner zu machen. Auf einer typischen Liste sortieren wir 8x mehr aus, als wir behalten. Wir disqualifizieren konsequent: falsche oder unklare Rolle, kein oder unklarer ICP-Fit, negative Signale und so weiter. Jeder Name, den wir entfernen, ist ein Touch, den wir nicht verschwenden. In einem endlichen Markt zählt die Streichliste so viel wie die Kontaktliste.

Wir beurteilen Hook und Angle wie das Produkt. Weil sie es sind. Wir haben aufgehört zu fragen „Was können wir sagen", und angefangen zu fragen „Was stimmt für diesen Account gerade jetzt, und verdient es 30 Sekunden Aufmerksamkeit". Um es klar zu sagen: Wir sind nicht gegen Automatisierung. Wir nutzen sie überall dort, wo sie wirklich hilft: Signale aufspüren, Accounts anreichern, vier Kanäle synchron halten. Aber an einer Stelle ziehen wir eine harte Grenze. Die KI findet den Hook, sie schreibt nicht die Nachricht. Jede Nachricht wird von einem Menschen geschrieben, nicht von KI generiert. Das ist eine bewusste Entscheidung, keine Einschränkung. Urteil und Worte bleiben menschlich. Die meisten Nachrichten bestehen diesen Test nicht. Die, die es tun, wirken.

Wir fahren vier Kanäle gleichzeitig, nicht einen Kanal härter. E-Mail ist heute ein Instrument, nicht das ganze Orchester. Um denselben Account herum fahren wir LinkedIn Aircover, damit wir bekannt sind, bevor wir je im Postfach landen, LinkedIn-DMs für den persönlichen Draht und das Telefon, wenn der Moment passt. Kein einzelner Kanal trägt die ganze Last, also kippt auch keine schwache Woche eines Kanals die Kampagne. Das ist der Kern davon, wie TrueReach heute funktioniert, und der Teil, den ich nicht wieder hergeben würde.

Die Nebeneffekte, mit denen wir nicht gerechnet haben

Weniger zu senden hat einen stillen Nebeneffekt. Volumen ist das, was die Zustellbarkeit ruiniert: Je mehr Sie raushauen, desto mehr misstrauen Ihnen Spamfilter und Mailprovider, und desto mehr Ihrer E-Mails erreichen ein Postfach gar nicht erst. Indem wir deutlich weniger senden, an deutlich besser qualifizierte Menschen, hat sich unsere Absender-Reputation erholt. Die E-Mails, die rausgehen, landen heute viel wahrscheinlicher wirklich. Zurückhaltung verzinst sich.

Und etwas, das die Kontaktzahl allein nicht zeigt: Die Meetings selbst sind besser geworden, nicht nur leichter zu bekommen. Im alten Modell rutschte ab und zu ein freundlicher selbstständiger Berater durch. Nettes Gespräch, vielleicht ein Türöffner, aber nie ein Käufer. Das passiert nicht mehr. Wenn wir im Raum sitzen, ist das Unternehmen qualifiziert, die Person ist qualifiziert, und wir wissen schon vor dem Termin, was sie umtreibt. Wir finden im Gespräch nicht erst heraus, ob es passt. Wir bestätigen eine Passung, die wir mit gutem Grund erwartet haben. Und das Team spürt es: deutlich weniger Zeit, die an Meetings verloren geht, die ohnehin nie zu etwas geführt hätten.

Warum es zu unserem Markt passt

Was ich nicht erwartet hatte: Dieser Umbau hat nicht nur unsere Zahlen repariert. Er passte besser zu unserem Markt als das alte Modell je.

Wir verkaufen in eine endliche TAM. Die Unternehmen, mit denen zu sprechen sich lohnt, sind eine bekannte, abzählbare Menge, kein endloser See zum Zuspamen. Die Branche hat einen Namen dafür, alles um diese Menge herum auszurichten: Account-Based Sales. Für uns hörte das auf, eine Floskel auf einer Folie zu sein, und wurde zum tatsächlichen Betriebsmodell. Die alte Logik „97 Kontakte pro Meeting" unterstellte stillschweigend einen nahezu unendlichen Vorrat an Namen zum Verbrennen. Diese Annahme war für uns immer falsch. Einen endlichen Markt mit mittelmäßigem Volumen durchzubrennen, ist der Weg, wie man seinen Markt aufbraucht. Echte Arbeit an jedem Account, über vier Kanäle, mit den meisten Namen aussortiert, bevor sie je berührt werden, ist das, wie Account-Based Sales aussieht, wenn man es ernst meint.

Und es gibt einen zweiten Fit, einen kulturellen. Wir verkaufen in den DACH-Raum, und hier hat man bekanntlich wenig Geduld mit Spray-and-Pray. Generische Ansprache fällt sofort auf, und man wird dafür stillschweigend abgeschrieben. Ein gut recherchierter, relevanter Ansatz mit geringem Volumen ist hier nicht nur effizienter. Er ist näher daran, wie seriöses Geschäft in dieser Region ohnehin gemacht wird: Hausaufgaben machen, mit Substanz auftreten, die Zeit des Gegenübers respektieren. Die Methode, in die uns der Einbruch gezwungen hat, war am Ende genau die, die dieser Markt schon immer respektiert hat.

So hat uns der Einbruch Ende 2024, so schlimm er sich im Moment anfühlte, zur richtigen Zeit zu einem besseren Modell gedrängt. Früher dachte ich, wir hätten es längst so fahren sollen. Die ehrliche Antwort ist: Wir hätten es nicht gekonnt. Recherche in dieser Tiefe, für jeden einzelnen Account, war nicht bezahlbar, bevor KI sie möglich machte. Die Disruption und das, was sie beantwortet, kamen gemeinsam. Wir haben den Einbruch nicht überstanden, indem wir zum Alten zurückkehrten. Wir haben ihn überstanden, indem wir etwas Besseres gebaut haben, und die Zahlen halten über sehr unterschiedliche Kunden und Branchen.

Wenn Sie in den DACH-Raum verkaufen

Wenn Sie B2B-Outbound in den deutschsprachigen Markt machen und auf dasselbe stille Postfach starren wie wir damals, sage ich Ihnen, was ich mir damals gewünscht hätte, dass es mir jemand sagt: Die Antwort ist nicht mehr Volumen. Es sind weniger, besser gezielte Kontakte über mehr als einen Kanal. Kleinere Liste, schärfere Gründe, vier Wege hinein. Gerade hier, in einem Markt, der die Hausaufgaben belohnt und das Zuspamen stillschweigend bestraft.

Wir sind aus dieser Sache stolzer auf die Maschine herausgekommen als je zuvor, und optimistischer, was als Nächstes kommt. Der Markt ist nicht leichter geworden. Wir sind nur deutlich besser darin geworden.

Martin Weiss, Co-Founder, BizXpand